What is to be improved by the research project?

Together with many stakeholders, a solution is being investigated as to how digitisation can minimise manual steps of the overnight stay tax (§ 12 Lower Austrian Tourism Act 2010), simplify processes and reduce errors.

What is the starting position?

Currently, data for the overnight stay tax is transmitted manually from accommodation providers to municipalities or their representatives, who subsequently transfer it to the Office of the Lower Austrian Federal Government by means of an Excel form. In some cases, this can lead to undesired discrepancies in the data when it is entered or processed further. In case of any issues, additional communication via e-mail or telephone is required.

How do we reach the end users and find out their opinion?

In order to improve a service and product, it is important to know the users and to ask them for their opinion and improvement requests. Starting with interviews, several online workshops up to official invitations to all 573 Lower Austrian municipalities or public invitations on the provincial website to get involved in co-creation activities, a wide variety of activities have been set up, just to name a few.

What positive and sustainable interim results in the research project have already been achieved through co-creation?

Based on the end-users’ feedback from the co-creation activities, existing processes were outlined, new ones were designed and technical drafts of the software were evaluated with interested end-users from the process sections involved.

The first interim results already show how aspects were identified through co-creation and can ensure a sustainable positive effect in the future:

• Time-saving: in the course of co-creation activities (interviews, expert meetings, workshops…), areas were identified in the existing process that can be simplified (fewer expected queries) and thus save time and manual work for the end-users.
• User-friendly: clearer and more comprehensible due to a clear structure when submitting data
• Open Government Data: The tax rates (different tax classes in municipalities and changes over the years) could be identified as ideal data sets to make them available as machine-readable OGD data (Open Government Data). This means that soon everyone, but especially companies, will be able to use this data (e.g. in software products for calculating the overnight stay tax service).

Also get involved now!

If you are an accommodation provider, software developer, municipality or other stakeholder interested in participating in co-creation workshops or other activities, we would be happy to hear from you!

Niederösterreich: So profitiert die Digitalisierung nachhaltig von Co-Creation

Was soll durch das Forschungsprojekt verbessert werden?

Gemeinsam mit vielen Stakeholdern wird nach einer Lösung gesucht, wie durch Digitalisierung, manuelle Schritte der Nächtigungstaxe (§ 12 NÖ Tourismusgesetz 2010) minimiert, Abläufe vereinfacht sowie Fehler reduziert werden können.

Wie ist die Ausgangslage

Derzeit werden Daten für die Nächtigungstaxe manuell von Unterkunftgebern an Gemeinden oder deren Vertretungen bzw. von diesen an die Verwaltung des Landes NÖ mittels Excel Formular übermittelt. Dies kann vereinzelt zu unerwünschten Abweichungen bei der Eingabe oder Weiterverarbeitung führen. Bei Rückfragen zur Abrechnung muss zusätzlich mittels E-Mail oder Telefon kommuniziert werden.

Wie erreichen wir die Endnutzer und erfahren Ihre Meinung?

Um ein Service und Produkt zu verbessern ist es wichtig die Nutzer zu kennen und diese um Ihre Meinung und Verbesserungswünsche zu fragen. Angefangen von Interviews (2021), mehreren online Workshops (2021/2022) bis hin zu offiziellen Einladungen an alle 573 NÖ Gemeinden oder öffentlicher Einladung auf der Landeswebsite zur Involvierung in Co-Creation Aktivitäten, wurden unterschiedlichste Aktivitäten gesetzt, um nur ein paar zu nennen.

Welche positiven nachhaltigen Zwischenergebnisse gibt es bereits durch Co-Creation?

Auf Basis der Rückmeldungen der Endnutzer aus den Workshops wurden vorhandene Prozesse skizziert, neugestaltet und technische Entwürfe der Software mit interessierten Endnutzern aus den beteiligten Prozessabschnitten evaluiert.

Die ersten Zwischenergebnisse zeigen bereits wie durch Co-Creation Aspekte identifiziert wurden und zukünftig für einen nachhaltigen positiven Effekt sorgen können:

• Zeitersparnis: Im Rahmen von Co-Creation Aktivitäten (Interviews, Expertentreffen, Workshops …) wurden im vorhanden Prozess Bereiche identifiziert, die vereinfacht werden können (weniger erwartete Rückfragen) und so den Endnutzern Zeit und manuelle Arbeit ersparen
• anwenderfreundlich: übersichtlicher und verständlicher aufgrund klarer Struktur bei der Einreichung der Daten
• Open Government Data: Die Steuersätze (unterschiedliche Steuerklassen in Orten und Veränderung über die Jahre hinweg) konnten als ideale Datensätze identifiziert werden, um diese zukünftig maschinenlesbar als OGD Daten (Open Government Data) zur Verfügung zu stellen. Somit kann in Kürze jeder, aber speziell auch Unternehmen, diese Daten verwenden (z.B. in Software Produkten zur Berechnung der Nächtigungstaxe).

Machen auch Sie mit!

Sollten sie als Unterkunftgeber, Softwarehersteller, Gemeinde oder anderer Stakeholder Interesse haben an co-creation Workshops oder anderen Aktivitäten teilzunehmen, dann freuen wir uns über Ihre Nachricht!